残業代を固定的に支給するいわゆる「固定残業制度」は、運用方法を間違えるとそもそも「残業代である」という主張を否定される恐れがあります。会社の担当者の方は以下の注意点に気をつけましょう。
１、雇用契約書
労働者と個別に取り交わす雇用契約書や労働条件通知書において固定残業代が残業手当であることをきちんと記載しておきましょう。（具体的に何時間分の残業代なのかも含めて明記することが望ましいです）
また、契約書などに記載することに加えて、重要な箇所として読み上げて説明するなど本人への説明をした記録を残しておくと良いでしょう。
２、就業規則
就業規則（賃金規程）に固定残業手当について記載しておきましょう。また、その就業規則を労働者に「周知」したと言える状況にすることも大切です。普段誰も入らない社長室に飾ってあるだけでは就業規則を周知したとみなされない可能性が高いでしょう。例えば最近では誰もがアクセスできる社内イントラネットの中にP D Fデータを保管し、保存場所を広く通知するなどの気配りが必要です。
３、毎月の給与計算
給与計算をする際に「固定残業手当の額を実際に計算した残業手当が上回っていないか」を毎月検算しましょう。例えば固定残業代が２０時間相当の残業代と定義されていた場合、実際の残業が２３時間であったならば３時間分の不足があるはずで、その不足支払いをしていないと固定残業手当が形骸的なものとして残業代として認められず、単なる固定給という扱いになる恐れがあります。
当然、残業代の過不足を確認するためには毎月の残業時間を記録しておかなければなりません。出勤簿で勤怠管理をしていない場合、固定残業制度が否定される要因になり得ます。